久而久之，你需要或想要保存的各种文件、合同、发票和其他文件就会堆积在家里。春季大扫除将有助于防止所有凌乱的文书工作陷入混乱。

　　“有时你甚至不知道自己拥有什么，”德国组织顾问佩特拉?赫尔曼(Petra Hermann)表示。她专门为企业和私人办公室提供咨询服务。

　　她的建议是，通常扫描文档，并将它们以数字方式存储在笔记本电脑、外部存储磁盘或云存储中。只保留真正需要的文件，例如租赁协议或与当前保险单有关的文件。根据文件的类型，其余的应该被切碎并扔掉。

　　一个典型的例子是操作说明。赫尔曼说:“它们通常是用多种语言写成的，而我通常只需要用我的语言写两页。”这些可以被扫描或拍照并保存在某个地方。

　　每年一次，或者任何需要的时候，你也可以检查你的文件活页夹，整理过时的文件，模拟发票或过期的保修证书。春季大扫除你的文件也是一个检查重要的当前合同是否在他们应该在的地方的好机会。

　　她警告说，一个典型的错误是按时间顺序将所有文件归档到文件夹中。“这对我没有帮助，因为我必须在文件夹中搜索很长时间才能找到一些东西。”

　　如果其他人因为你生病或旅行而不得不寻找特定的文件，例如亲戚，事情就会变得更加复杂。

　　赫尔曼建议按主题进行，而不是按时间顺序，比如，只为与房子有关的事情创建一个文件夹。

　　或者您可以按主题组织文档文件夹，或者使用包含最重要信息(如帐户号码和客户参考)的字母索引。如果是一份租赁协议，附上房东的联系方式是有意义的。

　　赫尔曼说，如果你定期整理你的模拟文件，那么一个文件夹——按主题分类——通常就足够存放与你的家庭、保险单等有关的所有文件了。——德通社

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